[2203] เมื่อท่านต้องเตรียมตัวเข้าประชุมกับคนต่างชาติ

สวัสดีครับ
เมื่อวันที่ 9-14 เมษายนนี้ ผมไปประชุม Technical Committee Meeting ของการแข่งขันฝีมือแรงงานอาเซียน ที่กรุงจาการ์ตา ประเทศอินโดนีเซีย โดยการแข่งขันครั้งถัดไปที่จาการ์ตาจะจัดขึ้นในเดือนพฤษจิกายน 2553 ที่จะถึงนี้ ซึ่งถ้าไม่ติดขัดอะไรผมก็คงจะเดินทางพร้อมกับคณะเยาวชนซึ่งเป็นผู้แข่งขันจากประเทศไทยไปร่วมการแข่งขันด้วย ถ้าท่านต้องการทราบว่าเขาแข่งขันอะไรกันบ้าง ก็ คลิกที่นี่ครับ

ใน Technical Committee Meeting ครั้งนี้ เป็นการนำกรรมการของทุกสาขาที่จะแข่งขันมาตกลงกันในเนื้อหาทางเทคนิคที่จะใช้แข่งขัน ไปงวดนี้ผมมี 2 หน้าที่คือ เป็น Assistant Technical Delegate และเป็นล่ามสาขา ปูกระเบื้อง หรือ Wall and Floor Tiling ด้วย เจ้าภาพเขาจัดให้ไปดูอะไรนิด ๆ หน่อย ๆ พอเป็นกระสาย เวลาส่วนใหญ่จะอยู่ในห้องประชุมครับ

ผมขอถือโอกาสนี้พูดถึงเรื่องการประชุมกับคนต่างชาติสักเล็กน้อยนะครับ ถือว่าเอาประสบการณ์เล็ก ๆ น้อย ๆ มาเล่าสู่กันฟังแล้วกันครับ คุยกันเล่น ๆ อย่าถือเป็นเรื่องจริงจัง

งานราชการที่ผมทำอยู่นี้ ในส่วนที่เป็นการประชุมโดยใช้ภาษาอังกฤษนั้น บางครั้งก็ไปประชุมที่หน่วยงานข้างนอก บางครั้งชาวต่างประเทศก็เดินทางมาประชุมที่หน่วยงานของผม บางครั้งแขกจากต่างประเทศก็เดินทางมาประชุมที่กรุงเทพ บางครั้งเราก็เดินทางไปประชุมที่ต่างประเทศ สรุปก็คือ อาจจะเปลี่ยนสถานที่ประชุม, เปลี่ยนคนที่ร่วมประชุม, เปลี่ยนเรื่องที่ประชุม, แต่สิ่งที่ไม่เปลี่ยนก็คือ ต้องใช้ภาษาอังกฤษในการประชุม

ผมเดาว่า ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเอกชนหรือหน่วยงานราชการ ในอนาคตอันใกล้นี้ เมื่อประเทศไทยเข้าสู่ยุคของ ประชาคมเศรษฐกิจอาเซียนในปี 2015 ท่านในฐานะพนักงานบริษัทหรือข้าราชการ คงต้องมีงานที่เกี่ยวข้องกับการประชุมกับเพื่อนอาเซียนมากขึ้น อาจจะเป็นงานเตรียมการประชุมหรือเป็นผู้เข้าร่วมประชุม หรือทั้งสองอย่าง และทั้งหมดทั้งสิ้นนี้ต้องใช้ English skills อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะฉะนั้น คงต้องมีการเตรียมตัวกันตั้งแต่บัดนี้

ย้อนไปถึงหัวข้อที่ตั้งไว้ข้างบน คือ เมื่อท่านต้องเตรียมตัวเข้าประชุมกับคนต่างชาติ ท่านต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง?
ในความคิดเห็นของผมแบบลูกทุ่ง ๆ ซึ่งไม่ได้อิงหลักวิชาการใด ๆ ทั้งสิ้น เรื่องที่ต้องเตรียมตัวมี 2 เรื่อง คือ 1.เรื่องที่ต้องเตรียมตัวตลอดเวลา และ 2.เรื่องเฉพาะสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง ขอว่าไปทีละเรื่อง ดังนี้ครับ
1.เรื่องที่ต้องเตรียมตัวตลอดเวลา นี่คือการเตรียมความพร้อมโดยทั่วไปซึ่งต้องเตรียมตลอดเวลา

1.1 ฝึกฟัง
สำหรับผมซึ่งค่อย ๆ เรียนรู้การเข้าประชุมกับคนต่างชาติจากงานที่ทำ ทีละนิดทีละหน่อย ผมรู้สึกว่า ทักษะการฟังนั้นสำคัญและต้องใช้มากกว่าทักษะการพูดด้วยซ้ำ ท่านคำนวณง่าย ๆ อย่างนี้ก็ได้ครับ ท่านอาจจะนั่งในที่ประชุม 3 ชั่วโมง คือ 180 นาที และถ้าท่านไม่ใช่ผู้สนทนาหลักในที่ประชุม ท่านอาจจะต้องพูดไม่ถึง 10 นาที แต่ต้องฟังตลอดเวลา 180 นาที และเรื่องของเรื่องก็คือ ถ้าท่านฟังได้รู้เรื่องน้อยหรือน้อยมาก เมื่อถึงเวลาที่ต้องพูด ท่านก็จะไม่ค่อยกล้าพูดอย่างมั่นใจ เพราะไม่แน่ใจว่าเรื่องที่จะถามหรือแสดงความคิดเห็นนั้น คนอื่นเขาพูดกันไปแล้วหรือยัง จากประสบการณ์ส่วนตัวที่เคยเป็นผู้เข้าร่วมประชุมตัวเล็ก ๆ (ติดตามผู้บังคับบัญชา)ในการประชุมใหญ่ ๆ เช่น การประชุมองค์การแข่งขันฝีมือแรงงานนานาชาติ หรือ WorldSkills บ่อยครั้งที่ผมกลับบ้านด้วยการบ้านในใจว่า จะต้องฝึกฟังให้รู้เรื่องมากกว่านี้ สำหรับผู้พูดบางคนผมฟังรู้เรื่อง แต่บางคนผมได้แต่ถามตัวเองว่ามันพูดอะไรของมันวะ แต่การที่ได้เห็นว่าคนอื่น ๆ ในที่ประชุมก็เข้าใจสิ่งที่คน ๆ นั้นพูด ทำให้ผมต้องยอมรับความจริงว่า ที่ผมฟังไม่รู้เรื่องไม่ใช่เขาพูดไม่ดี แต่ผมต้องฝึกหูของตัวเองให้ฟังได้ดีกว่านี้
ผมพยายามฝึกฟังภาษาอังกฤษให้ได้ครึ่งชั่วโมงทุกวัน ในการเข้าร่วมประชุมครั้งหลัง ๆ ผมรู้สึกว่าตัวเองฟังได้รู้เรื่องมากขึ้น

ถ้าท่านถามว่า จะฝึกฟังอะไรล่ะให้มันตรงกับงานที่ทำ เพื่อเตรียมตัวสำหรับการประชุม คำตอบก็คือ
หนึ่ง – ถ้าในหน่วยงานของท่านเขาจัดทำวีดิโอหรือมีคลิปภาษาอังกฤษเพื่อ present ชาวต่างชาติ ก็ศึกษาอันนั้นแหละครับ
สอง – ถ้าไม่มีวีดิโอหรือคลิปตามข้อหนึ่ง ก็ไปหาใน www.YouTube.com ซึ่งมีเยอะแยะให้เราฟัง มันอาจจะไม่ตรงนัก แต่ผมเชื่อว่ามีคลิปภาษาอังกฤษที่เกี่ยวข้องกับงานของท่านแน่ ๆ ให้ท่านฝึกฟังเพื่อศึกษาเนื้อหา ศัพท์ สำนวน ที่ท่านควรเก็บกักตุนเป็นทุนไว้ เช่น บริษัทของท่านขายผลิตภัณฑ์เครื่องครัว ท่านก็พิมพ์คำค้นว่า kitchenware, ถ้าขาย วัสดุก่อสร้าง ก็พิมพ์คำค้นว่า construction materials ลงไป, ถ้างานเกี่ยวกับเรื่องบัญชีก็พิมพ์คำว่า accountingลงไป, ถ้าต้องบรรยายเรื่องราวเกี่ยวกับจังหวัดอยุธยา ก็พิมพ์คำค้นว่า tourism ayutthaya เป็นต้น การค้นทำนองนี้ทำได้ไม่รู้จบครับ ลองดูเถอะครับ ขอรับรองว่า มีคลิปให้ท่านฝึกฟังแน่ ๆ ถ้าท่านไม่เหนื่อยง่าย ๆ

1.2 ฝึกอ่าน
ท่านผู้อ่านคงเคยมีประสบการณ์อย่างนี้บ้างนะครับ การที่เราฟังไม่ค่อยรู้เรื่องนี้ อย่าว่าแต่ภาษาอังกฤษเลยครับ แม้แต่ภาษาไทยถ้าเป็นเนื้อเรื่องหรือศัพท์เทคนิคที่เราไม่คุ้นเคยก็ฟังไม่รู้เรื่องเหมือนกัน เช่น ให้เราไปฟังการบรรยายวิชาคณิตศาสตร์ เรื่อง ตรรกศาสตร์ ที่เราไม่คุ้นเคย มันเป็นภาษาไทยแท้ ๆ ก็ยังไม่ค่อยเข้าใจ นิทานเรื่องนี้สอนให้รู้ว่า เมื่อเราจะต้องเข้าประชุมที่ใช้ภาษาอังกฤษ หากได้เตรียมอ่านเอกสารจนเข้าใจเนื้อหาและศัพท์แสงส่วนใหญ่ของการประชุมไว้ล่วงหน้า ก็จะช่วยเราได้เยอะทีเดียวในการเข้าใจการประชุม แม้ว่ามันจะเป็นภาษาอังกฤษก็เถอะ เพราะฉะนั้น ขอให้ท่านพยายามอ่านเอกสารภาษาอังกฤษทั่ว ๆ ไปที่เกี่ยวกับงานในหน้าที่ของท่านอยู่เรื่อย ๆ เมื่อถึงเวลาที่ท่านถูกมอบหมายให้เข้าประชุม ท่านจะไม่รู้สึกหนักใจมากนัก

คราวนี้มาถึงคำถามเดิม จะฝึกอ่านอะไรล่ะให้มันตรงกับงานที่ทำ เพื่อเตรียมตัวสำหรับการประชุม คำตอบก็คือ
หนึ่ง – ถ้าในหน่วยงานของท่านเขาจัดทำเอกสารภาษาอังกฤษเพื่อ present ชาวต่างชาติ หรือเป็นเอกสารทางวิชาการเพื่อการนี้ ก็ศึกษาอันนั้นแหละครับ
สอง – ถ้าไม่มีเอกสารตามข้อหนึ่ง หรือมีแต่ไม่พอ ก็หาได้จาก www.google.com แต่ถ้าท่านรู้สึกว่า การอ่านภาษาอังกฤษเป็นของยาก ผมขอแนะนำให้ท่านหาเอกสารภาษาอังกฤษง่าย ๆ มาศึกษา จะได้ไม่รู้สึกท้อ ส่วนวิธีหาภาษาอังกฤษง่ายๆ มาอ่าน ผมเคยแนะนำไว้แล้ว คลิกที่นี่ครับ

1.3 ฝึกเขียน
สำหรับผม งานเขียนเพื่อเตรียมการประชุม เป็นเรื่องที่ต้องทำก่อนเข้าประชุม เช่น เตรียม paper หรือ PowerPoint presentation หรือเตรียม speech พูดในช่วงเปิด-ปิดการประชุม แต่มีสิ่งหนึ่งที่ผมขอบอกก็คือ การฝึกเขียนคือการฝึกพูดด้วยมือ ซึ่งถ้าเขียนคล่องด้วยมือจะช่วยให้เราพูดคล่องขึ้นด้วยปากเมื่อถึงเวลาต้องพูด
การฝึกเขียนไดอะรี่วันละ 1 ย่อหน้า (หรือ 1 หน้า) โดยมีเนื้อหาเกี่ยวกับงานที่ทำ เป็นกิจกรรมที่ควรฝึกทำครับ

1.4 ฝึกพูด
ผมได้ยินหลายคนพูดว่า ไม่ค่อยได้พูดก็เลยพูดไม่ค่อยได้ ในปีหนึ่ง 365 วัน มีจำนวนวันที่ต้องพูดภาษาอังกฤษในงานไม่กี่วัน พอถึงวันที่ต้องพูดจึงติดขัดพูดไม่คล่อง ถ้าได้พูดทุกวันหรือทุกสัปดาห์ก็ไปอย่าง แต่นี่นาน ๆ จะพูดสักที พูดแต่ละทีจึงต้องนึกนาน

ผมขอแนะนำให้ท่านเลือกอ่านบทความที่ ลิงค์นี้ และเลือกฝึกพูดตามวิธีที่ท่านสะดวกและชอบ ไม่ต้องหักโหมฝึก แต่ควรฝึกทุกวัน อย่างน้อยวันละ 15 นาที ถ้าท่านหาเวลา 15 นาทีนี้ไม่ได้จริง ๆ ท่านก็ต้องตื่นเร็วขึ้น หรือนอนดึกขึ้น หรือตัดเวลาที่ทำกิจกรรมอื่นออกไป 15 นาที เพื่อจะได้มีเวลาวันละ 15 นาทีเพื่อการฝึกพูด

ในเรื่องนี้ ผมขอเสนอเพิ่มเติม วลีที่ใช้บ่อยในการประชุม ให้ท่านศึกษาและฝึกพูด ที่ 2 ลิงค์นี้ครับ
English for Meeting
Useful Phrases for Running a Business Meeting

คราวนี้มาถึงหัวข้อที่ 2. คือการเตรียมตัวสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง

ในหัวข้อที่หนึ่ง เราได้พูดถึงการเตรียมความพร้อมโดยทั่วไปซึ่งต้องเตรียมตลอดเวลา ถ้าเปรียบเป็นนักมวยก็เหมือนการฟิตร่างกายให้แข็งแรงอยู่เสมอ และฟิตซ้อมตาม step ปกติ เช่น ซ้อมกับกระสอบทราย หรือ punching ball เป็นต้น ส่วนในข้อที่ 2 นี้ คือการเตรียมเฉพาะเจาะจงสำหรับการเข้าประชุมแต่ละครั้ง เปรียบเหมือนการศึกษาคู่ต่อสู้ที่ต้องชกแต่ละครั้ง และเตรียมซ้อมเพื่อชกชนะให้ได้

อันดับแรกที่สุด ก็คือเตรียมตัวให้ถูกต้องกับหน้าที่ของท่านในการประชุม คือท่านอาจจะเป็นประธานการประชุม, เป็นผู้เข้าร่วมประชุม, หรือเป็นผู้สังเกตการณ์เฉย ๆ 

  ถ้างานหลักของท่านในที่ประชุมคือการพูดนำเสนอ ลิงค์ข้างล่างนี้น่าจะเป็นประโยชน์

การนำเสนองาน (presentation)
[1] การ present งานเป็นภาษาอังกฤษในที่ประชุม
[1401]การ present งานเป็นภ.อังกฤษใน/นอกที่ประชุม [2]
[1534] English for Presentations
ฟังบทเรียน online ความยาว 40-50 นาที หัวข้อ Create your first presentation ซึ่งจัดทำโดย Microsoft คลิก

เรื่องการเตรียมตัวพูดในที่ประชุมนี่นะครับ เราคงจะต้องประเมินว่า วิธีใดที่เหมาะกับเราที่สุด ผมเคยเข้าประชุมกับชาวมาเลเซียคนหนึ่ง เขาเตรียม PowerPoint มาแผ่นเดียว เป็น diagram และก็พูดนำเสนอครึ่งชั่วโมงด้วย PowerPoint แผ่นเดียวนี่แหละ แต่เขาพูดน่าฟังและคล่องมาก เนื่องจากเขาแน่นทั้งเนื้อหาและภาษา

ผมก็เคยเห็นคนไทยบางคนที่แน่นเรื่องเนื้อหาแต่ไม่แน่นเรื่องภาษาเหมือนผู้ประชุมที่มาจากมาเลเซีย สิงคโปร์ หรือฟิลิปปินส์ อย่างไรก็ตาม เขาก็เตรียม PowerPoint ฉายบนจอ และเตรียม script เพื่อ “อ่าน” อธิบาย PowerPoint ไปทีละสไลด์ ผมเห็นว่าการทำอย่างนี้ก็ใช้ได้ครับ ประเด็นที่สำคัญก็คือ รูปแบบและเนื้อหาในสไลด์ และน้ำเสียง-อารมณ์การนำเสนอที่น่าเบื่อหรือน่าฟัง นี่ต่างหากที่ควรเอาใจใส่ แม้ว่าเราจะ present ในที่ประชุมโดยการอ่านบท ก็ไม่เป็นไรครับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพวกเราที่ยังไม่แน่นปึ๊กด้านภาษาอังกฤษ

ผมมีอีก 1 ประเด็นเล็ก ๆ ที่ขอเสนอ คือ เราควรพูดให้ ชัดเจนและกระชับ โดยใช้ศัพท์ง่าย ๆ ที่เข้าใจได้ทันทีและประโยคที่ไม่ยาวเกินไป ถ้ามีหลายประเด็น การพูดกำกับไปว่าเป็น ข้อ 1, 2, 3…. มีประโยชน์มาก ผมเคยเข้าประชุมและเจอบางคนที่ทำตรงกันข้าม คือ พูดยาวและอ้อมค้อม จนจับไม่ถูกว่าเขาต้องการบอกอะไร การที่เราพูดภาษาอังกฤษไม่เก่งมาก แต่สามารถพูดให้กระชับ โดยใช้ประโยคและศัพท์ที่เข้าใจง่ายและชัดเจน อาจจะเป็นการพูดในที่ประชุมที่มีประสิทธิภาพมากกว่า คนที่พูดเก่ง แต่พูดอ้อมค้อม ไม่ตรงจุด แต่ทั้งหมดทั้งสิ้นนี้ จะทำได้ก็ด้วยการเตรียมตัวมาดีครับ


ผมคงจะมีเรื่องคุยแค่นี้ แต่อยากให้ท่านที่เคยเข้าประชุมกับคนต่างชาติ เขียนอะไรมาเล่าให้ฟังบ้าง จะได้เป็นประโยชน์ร่วมกัน

พิพัฒน์
www.facebook.com/e4thai
www.facebook.com/EnglishforThai
e4thai@live.com