[173] เขียนอีเมลติดต่องาน ต้องเขียนยังไง?

[ คลิกดู สารบัญ แยกประเภทหัวข้อ ]

สวัสดีครับ
พูดถึงอีเมล บางคนที่เราติดต่อด้วยต้องรับอีเมลวันละเป็นสิบ ๆ หรือร้อยฉบับ ถ้าเราหวังให้เขาสนใจอีเมลของเรา อีเมลของเราก็ควรจะต้องดีทั้งเนื้อหา การใช้ภาษา และมารยาท

วันนี้ ผมพบคำแนะนำเกี่ยวกับการเขียนอีเมลติดต่องาน จึงอยากนำมาคุยกับท่านผู้อ่านครับ
ลิงค์ที่ 1:Email Etiquette - Tips for Professional Email
Mind Your Manners: เช่น ไม่ลืมที่จะพูด please หรือ Thank you, ถ้าไม่รู้จักก็ต้องเรียกชื่อโดยมี Mr., Mrs., or Dr. นำหน้า,

Watch Your Tone: เขียนอีเมลให้มีโทน ‘เสียง’ที่ดี เช่น ให้เห็นว่าเราให้ความนับถือเขา มีความเป็นมิตร หรือน่าติดต่อด้วย

Be Concise: กระชับ ไม่เยิ่นเย้อ แต่ก็ไม่ลืมประเด็นสำคัญที่ทำให้คนรับตอบอีเมลของเรา

Be Professional: เช่น ไม่ใช้คำย่อ ไม่ใช้สัญลักษณ์แสดงอารมณ์

Use Correct Spelling and Proper Grammar: อย่าสะกดผิด และใช้แกรมมาร์ที่เหมาะสม อย่าเขียนผิดแกรมมาร์

Ask Before You Send an Attachment: ถ้าจะส่ง Attachment ต้องถามผู้รับก่อน เพราะเดี๋ยวนี้ Virus ติดไปกับอีเมลบ่อยจนแม้ผู้ส่งก็ไม่รู้ตัว

Wait to Fill in the "TO" Email Address: พิมพ์และตรวจเนื้อหาของอีเมลให้ดีซะก่อน แล้วจึงค่อยพิมพ์ email address ของผู้รับในช่อง TO เพราะดีไม่ดีเดี๋ยวเผลอนิ้วกดส่งไปทั้ง ๆ ที่เนื้อหายังไม่สมบูรณ์


ลิงค์ที่ 2: http://www.43folders.com/2005/09/19/writing-sensible-email-messages/
First: Understand why you’re writing - ตอบตัวเองให้ได้ชัด ๆ ว่า ทำไมต้องเขียนอีเมบฉบับนี้

Get what you need - จะเขียนอีเมลเพื่ออะไรเอาให้แน่ คือ (1) ให้ข้อมูล (2)ขอข้อมูล (3) ขอร้องให้ดำเนินการ

Write a great Subject line - พิมพ์ชื่อ Subject ให้แสดงเนื้อหาที่ชัดเจน อย่าร่ายยาว จริง ๆ แล้วถ้าเพียงชื่อ Subject ก็สามารถบอกเนื้อหาได้ครบ ก็พิมพ์ต่อไปเลยว่า EOM)—คือ end of message คนรับก็จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปคลิกดูเนื้ออีเมล (เป็นไอเดียที่น่าสนใจทีเดียวนะครับ)

Brevity is the soul of…getting a response- อีเมลที่น่าอ่านที่สุด ต้องสั้น เริ่มด้วยประโยคที่ตรงประเด็น คนอ่านเข้าใจทันที และไม่ยาวจนทำให้คนอ่านต้องเลื่อน slide bar เพื่ออ่านข้อความด้านล่าง ถ้ามีเรื่องอื่นต้องพูด ก็เขียนอีกฉบับหนึ่ง โดยใช้หลักเกณฑ์เดียวกันนี้

What’s the action here? – ถ้าจะขอร้องให้ผู้รับอีเมลทำอะไร? เมื่อไร? ก็บอกซะเลยตอนต้น ๆ ไม่ต้องให้เขาควานหาหรือเดาจากสำนวนที่หรูหราสูงส่งของเรา ถ้าเป็นไปได้ อาจจะทำ header อย่างข้างล่างนี้ไว้ที่หัวอีเมลของเราที่ส่งไปถึงคนอื่น
-This email is: [ ] actionable [x] fyi [ ] social
-Response needed: [ ] yes [x] up to you [ ] no
-Time-sensitive: [ ] immediate [ ] soon [x] none
( เป็นไอเดียที่น่าสนใจมากอีกเช่นกัน)

More good ideas
Make it easy to quote – เขียนเป็นย่อหน้าสั้น ๆ ใช้ประโยคหรือวลีที่ผู้รับจับเนื้อหาได้ทันที และตอบได้ง่าย ๆ

A reminder never hurts – ถ้าเป็นเรื่องต่อจากเรื่องเก่า ก็น่าจะบอกทันทีเมื่อเริ่มอีเมล

Never mix, never worry – ถ้ามีหลายเรื่องก็เขียนอีเมลฉบับละเรื่อง ไม่ใช่รวมทุกเรื่องในอีเมลเดียว

ลิงค์ที่ 3: http://jerz.setonhill.edu/writing/e-text/e-mail.htm
1.Write a meaningful subject line. ถ้าเขียนชื่อ Subject ที่ไร้ความหมาย คนอ่านก็อาจจะขี้เกียจตอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าผู้รับอีเมลของเราต้องรับและตอบอีเมลวันละมาก ๆ อีเมลที่เขียน Subject ดีก็มักจะได้รับคำตอบก่อน

2.Keep the message focused and readable. เขียนให้เจาะจงและน่าอ่าน

3.Avoid attachments. ถ้าไม่ต้องแนบไฟล์ได้ก็ดี

4.Identify yourself clearly. เช่น ถ้าต้องติดต่อผู้สูงอายุที่อาจจะขี้หลงขี้ลืม ต้องแนะนำตัวเองสะกิดความจำเขาสักหน่อย

5.Be kind -- don't flame. อย่าเขียนอีเมลตอนโกรธหรือไม่พอใจ

6.Proofread. ตรวจให้ดีก่อนส่ง ถ้าเป็นอีเมลที่ต้องส่งให้คนเป็นร้อย ๆ อาจจะให้เพื่อนสนิทช่วยดูหน่อยก็ดี

7.Don't assume privacy. อย่าใช้วิธีส่งทางอีเมล ถ้าเนื้อหาไม่ต้องการให้คนที่ 3 รู้ มีสารพัดวิธีที่อีเมลของคุณจะถูกแฮก

8.Distinguish between formal and informal situations. อย่าใช้ภาษาระหว่างเพื่อนสนิทหรือภาษา chat room กับคนที่ต้องติดต่อเป็นงานเป็นการ

9.Respond Promptly. อย่าปล่อยให้อีเมลของเขาแช่อยู่กับเรานานเกินไป เช่น อย่างน้อยตอบว่า "Sorry, I'm too busy to help you now." ก็ดีกว่าปล่อยให้เขาคอยคำตอบนานๆ

10. Show Respect and Restraint. เขียนอีเมลต้องรอบคอบและใจเย็น

และมีอีกหลายลิงค์ที่น่าเข้าไปอ่านดูนะครับ
- http://www.iwillfollow.com/email.htm
- http://www.lse.ac.uk/itservices/rules/email.htm
- http://ezinearticles.com/?9-Tips-To-Help-You-Write-More-Powerful-Emails&id=1834

พิพัฒน์
[แจ้งลิงค์ขัดข้องได้ที่ pptstn@yahoo.com โดยคลิกที่รูปซองจดหมาย ใต้บรรทัดนี้]